Les entreprises doivent de plus en plus faire face à des exigences administratives et réglementaires. C’est dans ce contexte que le logiciel de facturation obligatoire intervient pour faciliter la gestion des tâches administratives et optimiser les processus de facturation en entreprise.
Pourquoi opter pour un logiciel de facturation obligatoire ?
Tout d’abord, il convient de rappeler que depuis 2018, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié est obligatoire pour les professionnels assujettis à la TVA en France. Cette mesure vise à lutter contre la fraude fiscale et à renforcer le contrôle fiscal. Mais au-delà de cette obligation légale, choisir un logiciel de facturation présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Gagner du temps : grâce à l’automatisation de certaines tâches (édition, envoi, suivi des factures), vous pouvez consacrer plus de temps à vos activités principales.
- Simplifier la gestion administrative : un logiciel de facturation vous permet de centraliser toutes les informations relatives à vos clients, fournisseurs et factures, facilitant ainsi leur traitement et leur suivi.
- Optimiser le suivi des paiements : avec un système de relance automatique, vous pouvez améliorer votre trésorerie et réduire les retards de paiement.
- Bénéficier d’une meilleure visibilité : un logiciel de facturation vous offre une vue d’ensemble sur votre activité (chiffre d’affaires, marge, taux de TVA, etc.), pour faciliter la prise de décision.
Les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de facturation
Pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, il existe une multitude de logiciels de facturation sur le marché. Voici quelques critères à considérer pour faire le bon choix :
La conformité avec la législation
Le premier critère à vérifier est la conformité du logiciel avec la réglementation en vigueur. En effet, le logiciel doit être certifié et conforme aux exigences de l’administration fiscale, notamment en termes de sécurisation des données et d’archivage des factures.
La simplicité d’utilisation
Un logiciel de facturation doit être facile à prendre en main et intuitif, afin de permettre à vos équipes de gagner en efficacité rapidement. N’hésitez pas à essayer plusieurs solutions avant de faire votre choix et à consulter les avis d’autres utilisateurs.
Les fonctionnalités proposées
En fonction de la taille de votre entreprise et de votre secteur d’activité, les fonctionnalités offertes par le logiciel de facturation peuvent varier. Assurez-vous que la solution choisie réponde à vos besoins spécifiques et propose des options adaptées, telles que :
- la gestion des devis et des commandes;
- la gestion des stocks et des articles;
- le suivi des paiements et relances;
- la gestion des avoirs et des remises;
- l’intégration avec d’autres logiciels (comptabilité, CRM, etc.).
Le prix
Le coût du logiciel de facturation est également un critère à prendre en compte. Il existe des solutions gratuites ou payantes, selon les fonctionnalités et le niveau de support proposés. Comparez les différentes offres et optez pour celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix, tout en tenant compte de vos besoins spécifiques.
Les étapes pour bien débuter avec son logiciel de facturation obligatoire
Pour tirer pleinement profit de votre logiciel de facturation, voici quelques conseils pour une mise en place réussie :
1. Paramétrer correctement le logiciel
Avant de commencer à utiliser votre logiciel de facturation, vous devez configurer les paramètres essentiels, tels que les informations de votre entreprise (raison sociale, adresse, numéro SIRET, etc.), les taux de TVA applicables, les conditions générales de vente, les modes de paiement acceptés, etc. Cela permettra d’assurer la conformité de vos factures et d’éviter des erreurs pouvant entraîner des problèmes avec l’administration fiscale.
2. Former les utilisateurs
Afin de garantir une utilisation optimale du logiciel de facturation par vos équipes, il est important de former les utilisateurs à son fonctionnement et à ses fonctionnalités. N’hésitez pas à solliciter l’aide de l’éditeur du logiciel ou à consulter des tutoriels en ligne.
3. Mettre en place un processus de facturation efficace
Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel de facturation, il est essentiel de revoir et d’optimiser vos processus internes, notamment en matière de facturation, de suivi des paiements, de relance et de gestion des litiges. Cela vous permettra d’améliorer la qualité de votre service client et de faciliter le travail de vos équipes administratives.
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