L’envoi d’une lettre en recommandé est un moyen efficace qui permet de prouver l’expédition à un particulier ou à une entreprise. Elle spécifie la date de l’envoi. Découvrez les étapes à suivre pour remplir correctement le recommandé.
Comment remplir correctement un recommandé en suivant les étapes et la procédure détaillée ?
Afin de garder une preuve juridique de l’envoi d’un document important, l’expédition du courrier en recommandé est la meilleure solution. Pour en savoir plus, visitez ici. Pour l’envoi de certains documents comme le contrat d’assurance, ce procédé est une obligation.
C’est une prestation offerte et proposée par la poste. Si vous désirez y souscrire, il faudra remplir un bordereau. Vous devrez suivre certaines étapes pour bien écrire la lettre en recommandé.
Les recommandés manuels
Pour commencer ce processus, vous devez vous rendre dans un bureau de poste afin d’acquérir le bordereau de recommandé manuel. Si vous n’avez pas envie de vous déplacer, rendez-vous sur le site de fourniture postal dans le but de télécharger et d’imprimer le recommandé. Vous aurez le choix entre un document qui intègre une mention accusée de réception ou celui qui n’a pas cette précision.
Préparez les informations nécessaires
Avant de commencer par remplir le recommandé, vous devrez rassembler certains documents pertinents. Il ne faut pas oublier d’insérer les coordonnées du destinataire. Il s’agit en l’occurrence de son nom et de son adresse.
Mentionnez l’objet en haut du courrier ainsi que la référence du service concerné par la lettre. Au cas où vous joindriez des pièces jointes, veillez à bien les mentionner.
Remplissez le recommandé
Pour la rédaction de votre lettre, utilisez un ton formel et clair. N’oubliez pas d’indiquer la date de l’expédition. Commencez par une salutation appropriée. Servez-vous d’un stylo à bille de couleur noire ou bleue.
Il faudra renseigner les différents champs contenus sur le bordereau de recommandé. Appuyez correctement lorsque vous écrivez afin que l’écriture puisse s’imprimer très clairement sur les feuillets subsidiaires du recommandé.
- Le destinataire : mettez l’adresse de la personne à qui vous envoyez le courrier ;
- Expéditeur : inscrivez votre adresse et assurez-vous qu’il n’y a aucune erreur ;
- Niveau de garantie : cochez la case qui indique le niveau d’indemnisation à couvrir en cas de perte.
La poste ne valide que les recommandés qui font au minimum 3 lignes. Mentionnez sur votre lettre le nom de la société ou du particulier et insérez le code postal de la ville.
Préparez l’enveloppe
Mettez une mention « lettre recommandée » dans un coin supérieur. Insérez les documents que vous désirez joindre ainsi que deux exemplaires de l’accusé de réception. Assurez-vous que ces différents éléments sont bien pliés et correctement ajustés. Fermez l’enveloppe de manière sécurisée avec de la colle ou un dispositif d’étanchéité.
Mettez le recommandé sur l’enveloppe
Après avoir préparé votre enveloppe, décollez la bande de protection qui est située au verso du recommandé. Mettez la partie adhésive sur l’enveloppe. Vous trouverez un sticker qui contient un code-barres, récupérez-le puis collez-le au recto de l’enveloppe.
Déposez la lettre recommandée à la poste
Votre lettre est enfin prête. Pour la déposer, il faudra se rendre au guichet de la poste. Au cas où vous n’auriez pas affranchi l’enveloppe, un agent du bureau se chargera de peser le pli et il vous reviendra de régler le coût du timbre.
Lorsque l’enveloppe est affranchie, aucune somme ne vous sera demandée. L’agent de la poste appose un tampon sur le recommandé avant de vous le transmettre. Vous devez garder ce feuillet précieusement puisqu’il s’agit d’une preuve juridique qui vous sera demandée en cas de besoin.